Abriendo ventanas

Seguimos en el apasionante tema de la comunicación.

Cada vez que hablamos, emitimos un mensaje, esos mensajes generalmente tienen dos significados, uno es lo que se dice y el otro es lo que se pretendió decir y en ocasiones estos significados tienden a resultar contradictorios entre sí mismos. Esto se evidencia especialmente cuando decimos algo con la intención de guardar las apariencias, dejando a un lado lo que realmente queremos decir.

Por una parte hemos conversado sobre quien emite y sobre quien recibe, hemos conversado sobre la asertividad, sobre la retroalimentación y en esta oportunidad trataremos sobre los niveles de la comunicación.

Antes de comenzar debemos tener en cuenta las siguientes premisas que enmarcan el mundo de las relaciones y la comunicación.

1.- La no comunicación es imposible, por mucho que lo intentemos no podemos dejar de comunicar.

2.- Toda comunicación tiene un aspecto de contenido y un aspecto relacional: uno transmite el dato o la información de la comunicación y el otro, se centra en cómo debe entenderse ésta.

3.- No hay errores en la comunicación, sólo resultados.

4.- El resultado de la comunicación es la respuesta que obtenemos independientemente de nuestra intención.

Existen otras más, pero por ahora estas nos resultaran suficientes para nuestro propósito.

Para poder ilustrar nuestro planteamiento sobre los mensajes, resulta útil pensar que podemos dividir el proceso en varias partes, tal como se puede observar en nuestra imagen.

En el cuadro que mostramos a continuación y que guarda similitud con la muy conocida Ventana de JoHari, nos encontramos lo siguiente:

El cuadrante No.1, representa las áreas de la persona de las cuales ésta tiene conocimiento y está dispuesta a que al conozcan también los demás, es el Yo Abierto.

El cuadrante No. 2, representa trata de las partes de la persona de las cuales ésta tiene conocimiento que trata consciente y deliberadamente ocultar a los demás.

El cuadrante No. 3, es el área ciega del yo la constituyen lo que ocultamos inconscientemente a nosotros mismos, pero que forman parte de nosotros y que son comunicadas a otros.

El cuadrante No. 4, se compone de las partes de la persona que no conoce ésta ni conocen los demás, por ejemplo, sentimientos e impulsos fuertemente reprimidos y verdaderamente inconscientes.

Pensemos ahora en lo siguiente, la mayoría de las comunicaciones se generan entre los "Yoes" abiertos o libres y la mayor parte de los análisis popularizados del proceso de comunicación se limitan a este nivel (Nivel identificado con la letra A)

El segundo nivel de comunicación es el de las señales o significados que captamos del yo ciego de una persona y de los que no se da cuenta el que los comunica. (Nivel identificado con la letra B)

El tercer nivel de comunicación ocurre cuando revelamos deliberadamente aspectos que por lo general, tendemos a ocultar y por supuesto esto será, si y sólo si, la confianza entre ambas partes es lo suficientemente importante como para dar ese paso o por sentirnos identificados por haber vivido situaciones similares (Nivel identificado con la letra C, es decir de encubierto a encubierto, de abierto a abierto)

El cuarto nivel es el menos corriente, pero no menos importante y es lo que el Dr. Edgar Schein denomina Contagio Emocional (representado por las flechas identificadas con la letra D) y es la influencia emocional que ejerce una persona en la otra sin que ninguna de las dos estén conscientes enteradas del origen del sentimiento. Para aclarar esto que pudiera generar confusión es cuando conversamos con alguien que está tenso y nosotros terminamos tan tensos como él, sin siquiera estarlo inicialmente.

Ahora bien ¿Cuál es la utilidad de todo esto?

Mucha... le resultará de inmensa utilidad saber todo esto y le explicamos por qué.

Hablemos con el líder del equipo:

Primero, piense que su rol está fundamentado en las relaciones de ayuda -tema que abordaremos en entregas futuras-

Sí, sin necesidad de ser terapeuta, su rol girará en torno a darle soporte a su equipo, apoyar, ayudar...y para ello Usted deberá estudiar con detalle:

• ¿Cómo se comunican entre sí los miembros de su equipo?

• ¿Cómo son los límites? ¿Se han desarrollado normas de funcionamiento?

• ¿Cómo se distribuye el poder?: Desarrollar criterios sobre quién puede influir en quién y con respecto a qué asuntos.

• ¿Cómo son las relaciones entre los miembros? ¿Existe cooperación, apertura?

• ¿Cómo se asignan las recompensas y reconocimientos? ¿Qué pasa cuando se reconoce el trabajo de uno en particular o del equipo en su totalidad?

• ¿Cómo se enfrentan las situaciones o acontecimientos inexplicables, no controlados y amenazadores?

Todo ello enmarcado dentro de los gráficos que mostramos al inicio y que le ayudará a identificar cuáles son las áreas o asuntos más seguros por los cuales usted puede comenzar mostrando al equipo, por ejemplo, el precio de no comunicarse de manera más abierta. Más recuerde las preguntas que hicimos en el artículo sobre retroalimentación ¿Cuándo un equipo está preparado para recibir feed back? Pues si en este caso aplica la misma respuesta.

Ahora bien, ¿Cómo se hace esto?

Compartiremos con ustedes una herramienta que ayuda enormemente este trabajo y que permite de manera gráfica poder hacer seguimiento al flujo comunicacional de los sucesos en una sesión de trabajo:

- Tome lápiz y papel y coloque en el centro de la hoja, el día, tema de la reunión y por supuesto su nombre.

- Luego coloque alrededor de usted tantos círculos como personas participen.

- Identifique cada círculo con el nombre de los asistentes.

- Cada vez que participe una persona coloque un signo de (+) a su lado, si y siempre si su comentario genera que la comunicación fluya y coloque un signo (-) cuando considere que la intervención generó conflicto innecesario.

¿Cómo medir cuánto es la cantidad de conflicto necesario? cuando usted considere que el nivel de conflicto de su grupo facilita para crecer y prosperar y, que las fuerzas opositoras y los intereses enfrentados se equilibran, ese será el nivel apropiado de conflicto.

- Anote quien toma la palabra después que usted ha iniciado la reunión y lleve con un trazado la secuencia de la reunión.

- También refleje cuanto tiempo habla cada participante cuando interviene y cuáles miembros prestan más atención que a otros, esas son las personas influyentes - son las bisagras- de su equipo.

- Indique quienes no hablan o quienes no son escuchados y mejor aún quienes no hacen valer su poder personal.

- Use líneas de colores que le permitan hacer un registro más efectivo.

Tenga en mente las premisas que anteriormente compartimos… ¿Recuerda? Es imposible no comunicar…

Al final de la reunión y con toda la información rondando en su cabeza, descifre el mapa.

Use esa información, lleve un diario. Use los gráficos de los niveles de comunicación para saber cómo se va moviendo el equipo, de Ciego a Abierto...

Es muy probable que el equipo no esté preparado para recibir este tipo de información, más cuando usted considere que se ha evolucionado y madurado lo suficiente como para hacerlo, se recomienda que primero comparta la información y luego incluso haga que el propio equipo use de los últimos 15 minutos de reunión un análisis al respecto.

Posteriormente, invítelos a que registren ellos mismos y con cada paso que de en esa dirección, usted irá promoviendo mayor conciencia de la importancia de la comunicación en las relaciones interpersonales e irá sensibilizando a los miembros del equipo, sobre el valor que implica asumir la responsabilidad de lo que hacemos, decimos y sentimos cuando interactuamos en entorno de responsabilidad organizacional y social.

En una próxima entrega seguiremos conversando al respecto... Espérenlo...